Datakwaliteit op orde krijgen én houden draagt in de woningcorporatiesector bij aan een betere dienstverlening aan huurders, een efficiëntere organisatie en betrouwbaarheid van verantwoordingsinformatie. Maar hoe start je hiermee? Met een praktijkvoorbeeld neem ik je graag mee in de wereld van datakwaliteit. Welke stappen kun je zetten en waar kun je doelgericht op sturen?
De afgelopen periode ben ik werkzaam geweest op de vastgoedafdeling van woonstichting Charlotte van Beuningen, een woningcorporatie met de focus in Vught, waar zij ongeveer 3.000 woningen hebben. Voor deze opdrachtgever heb ik me ingezet om de datakwaliteit te optimaliseren. Werken aan datakwaliteit is voor woningcorporaties een belangrijk onderdeel van procesverbeteringen en daarmee de kwaliteit van de dienstverlening. Uit eerdere audits op datakwaliteit die vorige zomer door Lichthuys bij Charlotte van Beuningen zijn gedaan, kwam naar voren dat de kwaliteit van de data kritisch onder de loep mocht worden genomen. Daarnaast stond een migratie van systemen op het programma, waardoor de prioriteit extra hoog was om alle data te actualiseren en indexeren. In een nieuw systeem wil je starten zonder vervuilde, incomplete of achterstallige data.
Ik kreeg tijdens deze uitdagende opdracht te maken met verschillende afdelingen. Als projectleider vond ik het belangrijk om de afstemming tussen wonen, vastgoed en financiën zo optimaal mogelijk in te richten. Wanneer we kijken naar de data zijn deze afdelingen namelijk onlosmakelijk met elkaar verbonden. Om data te kunnen opschonen, is het belangrijk om eerst te onderzoeken op welke plek(ken) data mogelijk vervuild kan raken. We zijn hiervoor gestart met het kritisch doorlopen van de aanwezige data in de huidige systemen en de mogelijke discrepanties tussen verschillende databronnen. Hierbij lag de focus op de technische informatie over de huurwoningen van Charlotte van Beuningen. We hebben de nodige correcties doorgevoerd op complexe afwijkingen, waardoor de juiste huurprijs berekend kan worden.
Daarnaast hebben we de woningcartotheek doorgenomen. Wat staat er nu voor technische informatie in het systeem en wat wil de corporatie hiervan meenemen naar het nieuwe systeem? Met andere woorden; welke data is nog relevant?
Naast alle online databronnen was ook het fysieke archief van woonstichting Charlotte van Beuningen erg omvangrijk. De data uit het archief was niet volledig online beschikbaar en een deel van de documentatie was verjaard en niet meer relevant. Ik heb samen met de betreffende afdeling alle aanwezige documentatie kritisch doorgelopen. Vervolgens hebben we de partij AutiTalent ingeschakeld om alle relevante documentatie te digitaliseren. Hierdoor kunnen medewerkers voortaan gemakkelijk op één plek zoeken in de documentatie, wat een hoop tijd scheelt!
Het op orde houden van de datakwaliteit stopt echter niet wanneer alle documentatie is doorgelopen, beoordeeld, gedigitaliseerd en gemigreerd. De digitale vaardigheden van medewerkers worden steeds belangrijker, aangezien zij degene zijn die met de data omgaan en deze bewerken. Daarom heb ik een protocol geschreven, zodat medewerkers aanpassingen in de systemen op de juiste manier doorvoeren en controleren.
Het optimaliseren van de data in de verschillende systemen, het digitaliseren en opschonen van het archief én het ontwikkelen van het datakwaliteitsprotocol hebben er samen voor gezorgd dat bij woonstichting Charlotte van Beuningen de datakwaliteit hoog is én blijft. Het project heeft extra inkomsten en tijdswinst voor de woningcorporatie opgeleverd, maar de verbeterde datakwaliteit leidt ook tot betere analyses op (big)data!
